Απογραφή με Barcode στο WooCommerce — Οδηγός ECOM Manager
Λάθη στις ποσότητες έχει σχεδόν κάθε κατάστημα με φυσικά προϊόντα. Δες γιατί η απογραφή δεν χρειάζεται να σημαίνει κλειστό κατάστημα και ατελείωτη διασταύρωση με το WooCommerce.
Γιατί οι ποσότητες ξεφεύγουν
Αν έχεις κατάστημα με φυσικά προϊόντα, είναι σχεδόν σίγουρο ότι κάπου υπάρχουν λάθη στις ποσότητες. Και αυτό είναι φυσιολογικό. Σε μια πιεστική καθημερινότητα με παραλαβές, παραδόσεις, πωλήσεις, επιστροφές και πολλά άλλα, αρκεί μια κίνηση που δεν καταγράφηκε ή ένα λάθος τεμάχιο σε μια παραλαβή για να αλλάξει ο αριθμός. Τα μικρά λάθη μαζεύονται, και κάποια στιγμή αυτό που γράφει το σύστημα δεν ταιριάζει με αυτό που υπάρχει στο ράφι.
Αυτός είναι και ο λόγος ύπαρξης της απογραφής. Μόνο που η ίδια η απογραφή είναι το δεύτερο πρόβλημα.
Η απογραφή που κοστίζει χρόνο και κλειστές πόρτες
Για να γίνει μια οργανωμένη απογραφή με τον παραδοσιακό τρόπο, απαιτείται πολύς χρόνος και κόπος: λίστες, μέτρημα ράφι-ράφι, χειρόγραφα που μετά περνιούνται σε Excel, και ξανά μέτρημα όταν κάτι δεν βγαίνει. Πολλές επιχειρήσεις πρέπει να κλείσουν το κατάστημα για να απογράψουν τα προϊόντα τους, χάνοντας πωλήσεις εκείνη την ημέρα.
Επειδή είναι τόσο κουραστική, η απογραφή συχνά αναβάλλεται. Στο μεταξύ τα λάθη συνεχίζουν να μαζεύονται, και το e-shop συνεχίζει να δείχνει ποσότητες που δεν υπάρχουν.
Απογραφή απλά σκανάροντας
Με το ECOM Manager κάνεις ταχύτατη απογραφή απλά σκανάροντας τα προϊόντα με ένα barcode scanner. Μπορείς να απογράψεις όλη την αποθήκη ή μόνο ένα τμήμα της, ένα ράφι ή έναν διάδρομο, όποτε βρεις χρόνο. Δεν χρειάζεται να τα κάνεις όλα μαζί.
Σε πολύ λίγο χρόνο έχεις ένα ηλεκτρονικό αρχείο καταγραφής, όχι Excel ούτε χειρόγραφα. Μπορείς να το ελέγξεις όσο ακόμα μετράς, για να διορθώσεις ένα λάθος σκανάρισμα πριν προχωρήσεις.
Δες την απογραφή στην πράξη
Στο βίντεο παρουσιάζουμε πώς πραγματοποιούμε απογραφή προϊόντων με barcode scanner, πώς ελέγχουμε τις καταγραφές και πώς ενημερώνουμε τα αποθέματα στο WooCommerce.
Η διασταύρωση με το WooCommerce, σχεδόν με κλειστά τα μάτια
Το επόμενο μεγάλο ζήτημα είναι να δεις τι έχεις στο WooCommerce και γενικά στα αρχεία σου, και πώς συγκρίνεται με αυτό που μέτρησες. Χειροκίνητα, η διασταύρωση μπορεί να είναι εξίσου επίπονη με το ίδιο το μέτρημα: κωδικός-κωδικός, προϊόν-προϊόν, με τον κίνδυνο να ξεφύγει κάτι.
Με το ECOM Manager αυτό γίνεται σχεδόν με κλειστά τα μάτια. Η εφαρμογή πραγματοποιεί τρεις ελέγχους και σου ζητάει να αποφασίσεις μόνο για ό,τι χρειάζεται πραγματικά την προσοχή σου.
Οι 3 έλεγχοι της απογραφής
1. Προϊόντα με διαφορά στο απόθεμα. Προϊόντα που βρέθηκαν στην απογραφή, αλλά η ποσότητα που μετρήθηκε διαφέρει από αυτή που γράφει το απόθεμα του e-shop. Για καθένα βλέπεις τη διαφορά και αποφασίζεις αν θα διορθώσεις το απόθεμα στο WooCommerce ή αν θα το αγνοήσεις.
| Προϊόν | WooCommerce | Απογραφή | Διαφορά |
|---|---|---|---|
| Προϊόν Α | 6 | 4 | -2 |
| Προϊόν Β | 10 | 10 | 0 |
| Προϊόν Γ | 3 | 5 | +2 |
Τα προϊόντα που συμφωνούν, όπως το Προϊόν Β, δεν χρειάζονται καμία ενέργεια και δεν σε απασχολούν.
2. Προϊόντα που δεν υπάρχουν στο e-shop. Κωδικοί που βρέθηκαν στην απογραφή αλλά δεν υπάρχουν καθόλου στο WooCommerce. Συνήθως πρόκειται για προϊόντα που πουλιούνται μόνο στο κατάστημα και δεν ανέβηκαν ποτέ online. Από εδώ μπορείς να δημιουργήσεις το νέο προϊόν στο e-shop.
3. Προϊόντα του e-shop που δεν βρέθηκαν στην απογραφή. Προϊόντα που υπάρχουν στο WooCommerce αλλά δεν σκανάρηκαν. Μπορεί να έχουν εξαντληθεί, να βρίσκονται σε άλλο σημείο ή να μην έχουν μετρηθεί ακόμα. Αφού το επιβεβαιώσεις, αποφασίζεις αν θα διαγραφούν ή θα αποκρυφτούν από το e-shop.
Σημαντικό: Αν απογράφεις μόνο ένα τμήμα της αποθήκης, ο τρίτος έλεγχος θα δείξει και όσα προϊόντα δεν μέτρησες ακόμα. Η απουσία ενός προϊόντος από την καταγραφή δεν σημαίνει ότι το απόθεμά του είναι μηδενικό. Γι’ αυτό η εφαρμογή δεν αλλάζει τίποτα χωρίς τη δική σου απόφαση.
Μετά την απογραφή: το απόθεμα μένει σωστό
Η απογραφή διορθώνει τα λάθη που έχουν ήδη μαζευτεί. Για να μη μαζευτούν ξανά, κάθε πώληση και επιστροφή στο κατάστημα μπορεί να γίνεται κι αυτή με ένα σκανάρισμα. Έτσι το απόθεμα του WooCommerce ενημερώνεται τη στιγμή της πώλησης. Δες περισσότερα στο How To για την αυτόματη ενημέρωση αποθέματος από το φυσικό κατάστημα.
Με το πακέτο Premium η απογραφή γίνεται και απευθείας από το κινητό, μέσα από τη mobile εφαρμογή, όπου κι αν βρίσκονται τα προϊόντα.
Με μια ματιά
- Ταχύτατη καταμέτρηση: σκανάρεις όλη την αποθήκη ή ένα τμήμα της, όποτε βρεις χρόνο.
- Ηλεκτρονικό αρχείο: καμία χειρόγραφη λίστα και κανένα Excel.
- Αυτόματη διασταύρωση: 3 έλεγχοι με το απόθεμα του WooCommerce.
- Αποφασίζεις μόνο για τα σημαντικά: ό,τι συμφωνεί δεν σε απασχολεί.
- Σωστό e-shop: διορθωμένες ποσότητες, νέα προϊόντα που λείπουν και καθαρισμός όσων δεν υπάρχουν πια.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να απογράψω μόνο ένα μέρος της αποθήκης;
Ναι. Μπορείς να σκανάρεις ένα ράφι ή έναν διάδρομο και να διορθώσεις τις διαφορές του. Θυμήσου μόνο ότι ο τρίτος έλεγχος θα δείξει και όσα δεν μέτρησες ακόμα.
Χρειάζομαι ειδικό barcode scanner;
Όχι. Το barcode scanner είναι προαιρετικό και δεν χρειάζεται ειδικό hardware. Αρκεί ένας υπολογιστής ή ένα tablet με σύνδεση στο internet.
Τι γίνεται με τα δεδομένα της απογραφής όταν τελειώσω;
Αφού ολοκληρώσεις και ελέγξεις και τους τρεις ελέγχους, ο Καθαρισμός ιστορικού προετοιμάζει την εφαρμογή για την επόμενη απογραφή.
Σε ποιο πακέτο περιλαμβάνεται;
Η απογραφή με barcode περιλαμβάνεται από το πακέτο Basic. Η απογραφή από το κινητό είναι μέρος της mobile εφαρμογής του Premium.